Conseil syndical : peut-il fixer l’ordre du jour de l’assemblée générale ?
En copropriété, les missions du conseil syndical ne se limitent pas au contrôle de la gestion de l’immeuble par le syndic. Ses membres peuvent également jouer un rôle actif dans la préparation de l’ordre du jour des assemblées générales.
La préparation de l’assemblée générale
Le conseil syndical, instance composée de copropriétaires élus par les autres, est chargé de faire le lien entre le syndic et le syndicat de copropriété. A ce titre, il contrôle l’administration de l’immeuble par le syndic, lui donne son avis sur les questions intéressant la copropriété, informe les copropriétaires sur les problèmes à régler, suggère des solutions et, de manière générale, travaille en concertation avec le syndic pour optimiser la gestion de l’immeuble.
La loi impose aussi au syndic d’élaborer l’ordre du jour de l’assemblée générale (AG) en concertation avec le conseil syndical. Autrement dit, les membres du conseil ont leur mot à dire sur les questions (ou résolutions) qui seront débattues à l’assemblée et sur lesquelles les copropriétaires devront voter (approbation des comptes, budget prévisionnel, élection du syndic, gros travaux...).
Le conseil syndical peut ainsi s’assurer, avant la réunion, que toutes les questions à débattre figurent dans l’ordre du jour (notamment celle du renouvellement du syndic s’il ne donne pas satisfaction), que leur libellé est suffisamment clair et précis, et que les documents annexes nécessaires au vote sont réunis. Il peut aussi adresser un rapport préliminaire aux copropriétaires pour les éclairer sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
Bon à savoir : la Cour de cassation considère que le fait que le syndic ait négligé d’associer le conseil syndical à la préparation de l’ordre du jour n’entraine pas l’annulation de l’AG (arrêt n° 15-26559 du 1.12.2016).
L’inscription d’une question à l’ordre du jour
Au même titre que les copropriétaires, le conseil syndical peut demander à tout moment au syndic d’inscrire une résolution à l’ordre du jour de la prochaine AG. La demande doit être faite par lettre recommandée avec avis de réception ou par voie électronique. Elle doit parvenir au syndic suffisamment en amont de la date de l’assemblée. Sinon, il peut refuser de l’inscrire à l’ordre du jour et la porter à celui de l’AG suivante.
En principe, la demande est recevable dès lors qu’elle est adressée avant que le syndic ait établi les convocations, et avant que celles-ci soient prêtes à être envoyées. Le syndic n’a pas à juger de l’opportunité de la résolution souhaitée par le conseil syndical, mais il doit lui signaler les points susceptibles d’empêcher sa demande d’aboutir (la question proposée est imprécise ou des documents annexes sont manquants, par exemple).
Bon à savoir : pour certaines décisions à soumettre aux copropriétaires réunis en AG, la demande du conseil syndical doit être accompagnée d'un projet de résolution. C’est notamment le cas pour réaliser certains travaux ou pour aménager des locaux. Le projet de résolution doit alors préciser le texte de la résolution qui sera soumis au vote et la majorité applicable à la prise de la décision.
Avis et décisions
Le conseil syndical peut donner son avis au syndic ou à l’AG sur toute question concernant la copropriété, pour laquelle il a été consulté ou dont il se saisit lui-même. C’est même parfois un préalable obligatoire. Par exemple, l’AG doit voter un montant maximal de travaux ou de contrat au-delà duquel l’avis du conseil syndical devra d’abord être sollicité par le syndic. Par ailleurs, l’AG peut, par un vote à la majorité de l’article 25, déléguer au conseil syndical (s’il compte au moins 3 membres) le pouvoir de prendre seul certaines décisions relevant de la majorité simple de l’article 24 (décider les travaux d’entretien courant, par exemple). Un montant spécifique doit être alloué au conseil syndical, au sein du budget prévisionnel voté chaque année, pour l’exercice de sa délégation de pouvoirs. Si celle-ci porte sur des travaux non compris dans ce budget, l’AG doit préciser le montant maximum alloué pour chaque dépense, et les sommes correspondantes sont appelées selon les modalités votées par les copropriétaires.